TIETOSUOJASELOSTE

Tässä tietosuojalausunnossa kuvataan Etola Shops Oy:n toimintaa henkilötietojen keräämisen, käsittelyn, suojaamisen ja säilyttämisen osalta. Lausunnossa kerrotaan lisäksi evästeiden keräämisestä sekä asiakkaiden, toimittajien ja muiden yhteistyökumppaneiden oikeuksista.

HENKILÖTIETOJEN KERÄÄMINEN

Henkilötieto on tieto, joka voidaan suoraan tai välillisesti yhdistää henkilöön.

Etola Shops Oy kerää henkilötietoja käyttötarkoitussidonnaisesti vain tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten, eikä niitä käsitellä myöhemmin näiden tarkoitusten kanssa yhteen sopimattomalla tavalla.

Etola Shops Oy kerää seuraavia henkilötietoja:

• Perustietoja, nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite.
• Asiakkuuteen liittyvät tiedot, kuten tilauksia ja palveluita koskevat tiedot, laskutus-, maksu- ja luottotiedot, markkinointiluvat ja –kiellot, asiakasyhteydenotot ja sähköpostit.
• Palveluiden yhteydessä syntyvät tiedot, kuten sähköposteja ja puheluita koskevat välitystiedot ja yhteydenoton sisältämät henkilötiedot.
• Muut palvelun käyttöä kuvaavat tiedot, Google Analytics poistaa käyttäjä- ja tapahtumatasoisen datan, joka on yli 26 kk vanhaa.
• Asiakkaan tunnistamiseen liittyvät tiedot
• Muut henkilön suostumuksella kerättävät, suostumuksen pyytämisen yhteydessä määriteltävät tiedot.

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELY

Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan voimassa olevaa Suomen lainsäädäntöä, EU:n yleistä tietosuoja-asetusta sekä muita viranomaisten antamia ohjeita ja määräyksiä.

Henkilötietoja käsitellään lainmukaisesti, asianmukaisesti ja rekisteröidyn kannalta läpinäkyvästi.  Henkilötietorekisterin sisältämät henkilötiedot ovat asianmukaisia ja olennaisia sekä rajoitettuja siihen, mikä on tarpeellista suhteessa niihin tarkoituksiin, joita varten niitä käsitellään.

Säilytettävät henkilötiedot ovat täsmällisiä ja tietoja päivitetään tarpeen mukaan. Henkilötietojen osalta pyritään toteuttamaan kaikki mahdolliset kohtuulliset toimenpiteet, jotta käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat ja virheelliset henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä.

Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin on tarpeen tietojenkäsittelyn tarkoitusten toteuttamista varten.

Henkilötietoja käsitellään tavalla, jolla varmistetaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta ja lainvastaiselta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta käyttäen asianmukaisia teknisiä tai organisatorisia toimia.

Henkilötietoja käsittelee Etola Shops Oy:ssä sekä alihankkijoiden ja kumppaneiden osalta ainoastaan asianmukaiset henkilöt. Etola Shops Oy:n työntekijöillä sekä alihankkijoiden ja kumppaneiden työntekijöillä on salassapitosopimus tai heitä koskee salassapitovelvollisuus henkilötietojen osalta. Käyttöoikeuksia henkilötietoja sisältäviin tietojärjestelmiin ylläpidetään ja valvotaan jatkuvasti.

HENKILÖTIETOJEN KÄYTTÄMINEN

Etola Shops Oy:ssä kerätään ja käsitellään henkilötietoja, joita tarvitaan liiketoiminnan harjoittamiseen, asiakaspalveluun, yhteistyöhön toimittajien kanssa sekä tarkoituksenmukaisiin kaupallisiin toimiin.

Henkilötietojen käsittely perustuu useimmiten Etola Shops Oy:n kanssa tehtyyn sopimukseen tai oikeutettuun perusteeseen. Voimme käsitellä henkilötietoja myös muilla perusteilla, kuten suostumukseen tai lakiin perustuen.

Etola Shops Oy käsittelee henkilötietoja seuraaviin käyttötarkoituksiin:

Palveluiden toteuttaminen ja asiakkuuden hoitaminen: Palvelu ja yhteistyö edellyttävät, että asiakkaiden, toimittajien ja yhteistyökumppaneiden henkilötietoja käsitellään käyttäjien tunnistamiseen, tilausten käsittelyyn ja toimittamiseen, palveluiden ostamiseen, laskuttamiseen, luotonvalvontaan, perintään, asiakaspalveluun sekä häiriö- ja vikatilanteiden ratkaisemiseen ja reklamaation käsittelyyn. Lisäksi henkilötietoja käytetään asiakasviestintään, palveluihin liittyvien ilmoitusten lähettämiseen sekä liiketoiminnan vaatimiin yhteydenottoihin asiakkaiden sekä toimittajien kanssa.

Myynti ja markkinointi: Asiakasrekisteriä hyödynnetään ja käsitellään markkinointitarkoituksiin esimerkiksi markkinointikohderyhmien määrittämiseksi, ja aina voimassaolevan lain sallimissa rajoissa. Henkilötietoja voidaan myös mahdollisesti hyödyntää palveluiden kohdennettuun tarjoamiseen ja personoimiseen.

Kehittäminen ja analysointi: Henkilötietoja käsitellään sisäisesti tuotteidemme, palveluidemme, prosessiemme, asiakassuhteiden sekä liiketoimintamme kehittämiseen.

Palveluiden tietoturva ja väärinkäytökset: Henkilötietoja voidaan myös käsitellä palveluidemme tietoturvasta huolehtimiseksi sekä tarvittaessa väärinkäytösten ja petosten havaitsemiseksi tai estämiseksi.

Oikeuskäsittelyyn liittyen tai viranomaisen pyynnöstä sovellettavan lain perusteella tai tuomioistuimen määräyksellä oikeudenkäynnin tai viranomaisprosessin yhteydessä. Tietoja voidaan myös luovuttaa toimivaltaiselle viranomaiselle, kuten poliisille tai hätäkeskusviranomaiselle, lain edellyttämässä laajuudessa.

Liiketoimintajärjestelyissä, kuten sulautumisten ja erilaisten liiketoimintakauppojen- tai siirtojen yhteydessä.

Muihin tarkoituksiin, joihin on saatu suostumus: Henkilötietoja voidaan käsitellä myös muihin tarkoituksiin, joihin henkilö on antanut suostumuksensa.

Kaikissa edellä mainituissa tilanteissa, henkilötietoja käsitellään vain käsittelyn tarkoituksen vaatimassa laajuudessa ja henkilön yksityisyyden suoja otetaan huomioon.

Etola Shops Oy:ssä henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyyn käyttötarkoitukseen. Samaan tarkoitukseen kerättyjä eri palveluista kerättyjä tietoja voidaan tarvittaessa yhdistää. Henkilötietoja ei koskaan käsitellä määritellyn käyttötarkoituksen kannalta sopimattomalla tavalla.

EVÄSTEIDEN KÄYTTÖ

Monien verkkosivujen tapaan, myös Etola Shops Oy:n verkkosivut hyödyntävät evästeitä. Evästeiden avulla voidaan selvittää sivujen suosituimpia osioita, vierailtuja sivuja sekä vierailuaikoja. Kerättyä tietoa käytetään esimerkiksi palveluiden tarjoamiseen, kehittämiseen ja analysointiin sekä markkinoinnin kohdentamiseen Etola Shops Oy:n tai sen kumppanin Google Analyticsin palveluissa tietoverkoissa.

Evästeen tallentumisen voi estää muuttamalla selaimen asetuksia, joka voi joissain tapauksissa johtaa selailun hidastumiseen tai pääsy jollekin sivulle voi estyä.

Jaamme asiakasdataa kolmansille osapuolille, jotka toimittavat mainonnan mittauspalveluita. Näitä tietoja voivat olla:

• Sähköpostiosoite
• Puhelinnumero

Tilanteet, joissa keräämme asiakastietoja:

• Tuotteen osto verkkokaupasta
• Uutiskirjeen tai muun markkinointiviestin tilaus
• Tarjouspyyntölomakkeen tai muun yhteydenottolomakkeen lähettäminen
• Käyttäjätilin luominen
• Muut tilanteet, joissa kerätään ylläoleva tieto ja pyydetään erillinen suostumus tiedon käyttämiseen markkinoinnissa

Hyväksymällä mainontaevästeet, hyväksyt asiakasdatan jakamisen kolmansille osapuolille mainonnan mittaamista varten.

Evästeiden avulla kerättyjä tietoja käytetään tyypillisesti seuraaviin tarkoituksiin:

Toiminnalliset evästeet ja palveluiden tuottaminen: Evästeet ovat olennaisen tärkeitä verkkosivujen ja sähköisten palveluiden toiminnan kannalta ja ne mahdollistavat sujuvan käyttökokemuksen. Esimerkiksi käyttäjätunnusten, salasanojen ja personointivalintojen syöttämistä ei tarvitse syöttää joka kirjautumisen yhteydessä.

Palveluiden kehitys: Seuraamalla evästeiden käyttöä, voidaan parantaa verkkosivujen ja sähköisten palveluiden toimintaa. Esimerkiksi suosituimmista osista, käyttäjien suuntaamisista, viipymisajoista ja käyttäjän edellisestä verkkosivusta saadaan tietoa.

Analysointi: Evästeitä käytetään verkkosivujen ja sähköisten palveluiden kävijämäärien tilastollisessa seurannassa sekä mainonnan tehokkuuden laskennassa. Tietoa voidaan kerätä Google Analyticsin kautta  tai esimerkiksi markkinointisähköposteista ja uutiskirjeistä, jotta voidaan selvittää, onko viestejä avattu ja onko niiden perusteella tehty toimenpiteitä, kuten siirrytty verkkosivuille.

Markkinoinnin kohdistaminen: Evästeiden avulla voidaan kerätä tietoa myös tietylle selaimelle kohdennetun mainonnan tai sisällön tuottamiseksi luomalla erilaisia kohderyhmiä.

Evästeiden avulla saatua tietoa voidaan mahdollisesti liittää lain sallimissa rajoissa myös muussa yhteydessä saatuihin tietoihin esimerkiksi käytössä olevista palveluista.

HENKILÖTIETOJEN SÄILYTTÄMINEN

Henkilötietoja säilytetään Etola Shops Oy:n tietojärjestelmissä, joista osa on toteutettu yhteistyössä alihankkijoiden kanssa. Etola Shops Oy:n kumppanit ovat järjestelmätoimittajia ja käsittelevät henkilötietoja Etola Shops Oy:n puolesta kirjallisen toimeksiannon perusteella. Nämä kolmannet osapuolet eivät saa käyttää henkilötietoja mihinkään muuhun, kuin Etola Shops Oy:n kanssa sovitun palvelun tuottamiseen. Käyttäessämme alihankkijoita, velvoitamme näitä huolehtimaan henkilötietojen käsittelystä Tietosuojalausunnon mukaisesti. Henkilötiedot palautetaan tai poistetaan pysyvästi alihankkijoilta, kun käsittelytoimeksianto on päättynyt.

Henkilötietoja Etola Shops Oy:n puolesta käsittelevät alihankkijat ovat sijoittuneet Suomen alueelle. Huolehdimme ja velvoitamme kumppaneitamme joka tapauksessa käsittelemään henkilötietoja voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeen Tietosuojalausunnossa määriteltyjen tarpeiden toteuttamiseksi, jollei lainsäädäntö toisin edellytä. Emme säilytä vanhentuneita tai tarpeettomia tietoja ja pyrimme pitämään huolen, että henkilötiedot ja muut asiakas- ja toimittajatiedot ovat ajan tasalla ja oikeansisältöisiä.

TIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Säilytämme ei-käytettyjä käyttäjätilejä 6 vuotta.
Säilytämme odottavia verkkokauppa tilauksia 6 kk.
Säilytämme epäonnistuneet verkkokauppa tilaukset 6 kk.
Säilytämme perutut verkkokauppa tilaukset 6 kk.
Säilytämme valmiita verkkokauppa tilauksia ja palautuksia koskevia tietoja 10 vuotta tilauksen käsittelyhetkestä.
Säilytämme tilauksia koskevat tekstiviestit ja sähköpostit 6 kk lähetyksestä.
Säilytämme palautuslomakkeen tietoja 5 vuotta.

HENKILÖTIETOJEN TURVAAMINEN

Etola Shops Oy:ssä työskennellään jatkuvasti henkilöiden oikeuksien turvaamiseksi, ja huolehditaan henkilökunnan, tietojen, tietojärjestelmien, sisäisten ja yleisten viestintäverkkojen sekä toimistojen ja teknisten tilojen turvallisuudesta.

Henkilötietojen käsittelyssä tietojen turvaamiseksi, Etola Shops Oy:ssä kartoitetaan mahdollisia uhkatekijöitä, otetaan huomioon yksityisyyden suojalle ja liiketoiminnalle aiheutuvat riskit sekä kartoitetaan teknisiä mahdollisuuksia turvaamisen edistämiseksi. Edellä mainitut toimenpiteet toteutetaan sovellettavan lainsäädännön, viranomaisten määräysten sekä sopimusvelvoitteiden mukaisesti.

HENKILÖN OIKEUDET

Henkilöllä on oikeus lainsäädännön mukaisesti

• Tarkastaa, käsitelläänkö henkilöä koskevia tietoja ja käsitelläänkö tietoja voimassa olevan lain mukaisesti. Tarkastuksen voi tehdä ottamalla yhteyden Etola Shops Oy:n tietosuojahallintoon/tietosuoja-asioiden yhteyshenkilöön (ks. yhteystiedot alla).
• Saada tietoon henkilöä koskevat käsiteltävät henkilötiedot
• Oikeus poistaa tietonsa järjestelmästä, tietojen vastustamisoikeus sekä oikeus tietojen siirtoon toiseen järjestelmään.
• Pyytää virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon korjaamista tai poistamista.
• Kieltää henkilötietojen käyttö suoramarkkinointiin sekä markkina- ja mielipidetutkimuksia varten.
• Kieltää henkilö- ja yhteystietojen julkaiseminen ja luovuttaminen yhteystietopalveluihin.
• Peruuttaa suostumus henkilötietojen käsittelyyn silloin, kun käsittely perustuu suostumukseen.

Mikäli henkilötiedot poistetaan järjestelmistä, ei seuraavia palveluita voida välttämättä tarjota henkilölle:

• Toimitukset
• Asiakaspalvelu

Mikäli Etola Shops Oy on henkilön mielestä toiminut Tietosuojalausunnon tai voimassa olevan lain vastaisesti, on henkilöllä oikeus reklamoida asiasta. Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuutta Suomessa valvovalle tietosuojavaltuutetulle tai viestintävirastolle voi myös tehdä valituksen. Yhteystiedot reklamaatiota tai valitusta varten löytyy Tietosuojalausunnon lopusta.

YHTEYSTIEDOT:

Henkilötietojen käsittelyyn tai Tietosuojalausuntoon liittyvissä kysymyksissä voi olla yhteydessä Etola-yhtiöiden tietosuojahallintoon.

Tietosuojaseloste päivitetty: 20.12.2023